Zakupy traktuje się zwykle po prostu jako jeden z czynników kosztów. Jednak czołowe przedsiębiorstwa zdały sobie sprawę ze strategicznego znaczenia tego procesu biznesowego, który w typowej firmie może odpowiadać nawet za 70% wydatków, stwarza więc możliwości ograniczenia łącznych kosztów i może bezpośrednio wpłynąć na poprawę rentowności. Analizy typu „kupić czy wytworzyć”, „wytworzyć czy zlecić podwykonawcy” i podobne procedury obniżania kosztów oparte na doskonaleniu procesów i optymalizacji (Value Engineering) pozwalają traktować zamówienia jako obszar stałych potencjalnych ulepszeń.

Dobrze funkcjonujący dział zakupów musi sprawnie realizować trzy podstawowe zadania:

• wybór źródeł dostaw,
• zamówienia materiałów
• analizę wydatków.

Należy optymalizować procesy i obniżać koszty. Dobrze jest, jeśli można się przy tym oprzeć na wewnętrznych systemach automatyzujących w inteligentny sposób odpowiednie zadania i procedury. Systemy te powinny ułatwiać korzystanie z nowych technologii. Oczywiste jest, że największe korzyści przynoszą systemy łatwe w użyciu, łatwe do wdrożenia i łatwo integrujące się z innymi systemami w przedsiębiorstwie.

Zamówienia materiałów

Zamówienia materiałów dają najszersze możliwości oszczędzania środków i czasu, zarówno po stronie firmy, jak i dostawców. Jednym ze źródeł oszczędności są tu internetowe katalogi, umożliwiające kupowanie tego, co jest potrzebne wtedy, kiedy jest potrzebne, i błyskawiczne przekazywanie zamówień do dostawcy poprzez Sieć. Dalszą redukcję kosztów osiąga się dzięki zabezpieczeniom przed nieodpowiedzialnymi zakupami i wydatkami przekraczającymi budżet. Integracja z modułami ERP pozwala oszczędzać czas i koszty w obszarze działalności, w którym wydatki przedsiębiorstw produkcyjnych są największe. Dzięki transakcjom elektronicznym i możliwości bezpośredniego inkasowania należności przez wiarygodnych dostawców, korzyści przenoszą się także i na tych ostatnich, a to od nich właśnie zależy, czy przedsiębiorstwo osiągnie założone wyniki.

Analiza

Bezustanne ulepszenia to klucz do sukcesu w warunkach nieustannych zmian. Trudno jednak ustalić, jaki obszar wymaga ulepszeń, jeśli nie potrafi się określać w sposób ciągły, dzień po dniu, optymalnych kierunków działań strategicznych i operacyjnych. W określaniu takich kierunków – na poziomie całego przedsiębiorstwa, jak i organizacji produkcji – pomocne mogą być dane statystyczne dotyczące procesów zakupów i rzetelności dostawców, analiza wariantowa oraz systemy pogłębionej sprawozdawczości, uwzględniające dane nie tylko z działu zamówień, ale także z pionu obsługi wewnętrznej przedsiębiorstwa. Inwestycja w odpowiedni system generowania raportów często zwraca się już w ciągu kilku miesięcy dzięki ogromnym oszczędnościom, dostępnym nawet dla firm dokonujących zakupów na umiarkowaną skalę.

Samoobsługa

Samoobsługa ułatwia obniżanie kosztów, a równocześnie poprawia współpracę z kooperantami, która zacieśnia się, kiedy dostawcy mogą, na przykład, sprawdzać na własną rękę, na jakim etapie jest płatność za faktury przesłane w ubiegłym tygodniu lub informować odbiorcę z wyprzedzeniem o stanie realizacji zamówień przyjętych kilka tygodni wcześniej. Internetowy system zamówień materiałów na potrzeby konserwacji, napraw i działalności bieżącej (MRO Procurement) umożliwia użytkownikom zgłaszanie na nie zapotrzebowania, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba, za pośrednictwem łatwej w użyciu strony WWW, bez potrzeby czasochłonnego dowiadywania się o procedurę składania zamówienia. Korzyści dla kierownictwa polegają one na decentralizacji i usprawnieniu zarządzania procesem składania zamówień i lepszej kontroli wydatków, zaś specjaliści od marketingu nie muszą zaprzątać sobie głowy stałym rozwiązywaniem drobnych problemów.

Równoległa obsługa wielu strategii zamówień

Udane rozwiązanie wspomagające zamówienia musi zaspokajać szeroki wachlarz potrzeb. Systemy muszą pozwalać na zarządzanie pełnym spektrum zamówień: od transakcji dużej wartości i wysokiego ryzyka, wymagających strategicznych porozumień z najlepszymi dostawcami kluczowych części, produktów i materiałów, poprzez inwestycje kapitałowe, po zamówienia materiałów drogą pośrednią. Na dolnym krańcu skali potrzebna jest obsługa zamówień o niskim stopniu ryzyka, dokonywanych ad hoc, tak w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo ma wielu dostawców danego produktu, jak i wtedy, gdy nie ma żadnego. Wszystkie te formy partnerstwa i strategie zaopatrzenia muszą być brane pod uwagę przy automatyzacji i optymalizacji procesu zamówień.

iBaan E-Zamówienia

Moduł iBaan E-Zamówienia ułatwia obniżanie kosztów zakupów, ze szczególnym uwzględnieniem zamówień pośrednich. Umożliwia łatwe przeszukiwanie katalogów, elastyczne definiowanie i zatwierdzanie toku pracy, kontrolę wydatków budżetowych, zarządzanie realizacją umów, przyjmowanie potwierdzeń drogą elektroniczną oraz uzgadnianie faktur. Funkcje te skracają czas realizacji zakupów, automatyzują rutynowe transakcje i dają lepszy wgląd w wydatki przedsiębiorstwa i ich strukturę. Usługi oferowane przez moduł iBaan E-Zamówienia obejmują także zarządzanie zawartością katalogu oraz przesyłanie drogą elektroniczną potwierdzeń otrzymania zleceń zakupu oraz faktur, co poprawia ogólną efektywność procesu zamówień.